Puntos clave para organizar un evento

Organizar cualquier evento - ya sea una una boda, un evento corporativo, o incluso una fiesta sorpresa - requiere de una buena planificación.

Hoy te explicamos los puntos clave para que tengas en cuenta antes de empezar a organizar tu próxima fiesta o celebración.

Empezar con antelación. Aunque no dedicaremos el mismo tiempo a organizar una pequeña celebración en familia que una gran boda, tener clara una fecha es imprescindible para tener el tiempo necesario para organizarlo todo. Una de las cosas más importantes en la organización de eventos es dedicar a cada detalle el tiempo que necesita, sin prisas. Teniendo en cuenta que hay fechas en las que realizar reservas o conseguir proveedores puede ser más costoso, es importante empezar cuanto antes.

Hacer una lista de puntos clave y objetivos.

Hacerse con una pequeña libreta o un documento donde apuntar todas las ideas e inspiración que tenemos para nuestro evento hasta el momento, es clave. Además de asegurarnos de no olvidarnos nada, siempre podremos añadir o tachar lo que nos parezca, y organizarnos según nuestras prioridades.

Como prioridades, entendemos sobretodo lo siguiente: - El lugar (la reserva de un local, un restaurante, o un espacio en concreto) - La hora en la que empezará el evento (teniendo en cuenta si es necesario ir antes para hacer una prueba de sonido o logística, por ejemplo) y la hora de finalización (aproximada). - La lista de invitados - El catering y el pastel (si es necesario) - Extras como la música, actividades, detalles para los invitados, decoración, etc.

De esta forma, tendremos claro lo primero que tenemos que reservar cuanto antes mejor y lo que puede esperar.



Fijar un presupuesto.

Aunque parezca una tarea difícil a priori, fijar un presupuesto realista es esencial para poder llevar a cabo una organización fácil y completa, que cumpla con nuestras expectativas. Te aconsejamos que en la misma libreta o documento donde previamente has apuntado tus ideas y prioridades, escribas los precios de los locales, caterings y extras que te gustaría contratar, para darte una idea ajustada de lo que puede costar, y así poder descartar o aceptar los servicios.

Reservar.

Llega el momento de coger el teléfono y llamar a esos sitios que se adecúan a tu presupuesto y que se ajustan a tus gustos. La mejor forma de hacerlo es pedir presupuestos y tener una tabla con toda la información del sitio (precio, qué incluye, método de pago, etc) y al final, escoger la opción que más se ajuste a tus necesidades. ¡Recuerda que en temporada alta es necesario reservar con bastantes meses de antelación!

Revisión y confirmación antes del gran día.

Semanas antes del evento, tenemos que asegurarnos de que tenemos todo cerrado y listo para el gran día. Confirmar la lista de invitados, llamar al local, restaurante, proveedores, etc, siempre es una buena opción para hablar sobre los últimos detalles y que todo salga como esperamos.

Disfrutar.

A veces nos esforzamos tanto queriendo ser un perfecto anfitrión e intentando que todos los invitados estén pasándolo en grande y nos olvidamos de pasarlo bien nosotros. Si has puesto tu empeño en crear una celebración especial, ten por seguro que la gente lo valorará, así que tú te mereces más que nadie disfrutar de la ocasión.

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¿Cuál es tu próxima celebración? ¡Te leemos en los comentarios!

pya

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